Kostenanalyse van de huidige werkwijze
Duid aan waar bij jullie tijd verloren gaat. De rekentool zet daar een bedrag op per jaar, en splitst dat eerlijk op: welk deel een SharePoint-intranet terugwint, en welk deel pas met automatisering weggaat. Elke aanname staat op het scherm, met de bron erbij.
De rekentool wordt geladen. Werkt JavaScript niet, lees dan verder onderaan deze pagina: daar staan de tien processen, de rekenwijze en de gebruikte bronnen volledig uitgeschreven.
Over deze rekentool
Deze rekentool schat wat verloren tijd jouw organisatie per jaar kost. De opzet is bewust voorzichtig: de standaardwaarden liggen onder wat het onderzoek aangeeft, elke toerekening krijgt een marge, en waar een intranet niets oplost staat er nul. Hieronder staat alles wat de tool gebruikt, zodat je het kan nakijken zonder de tool te doorlopen.
Je duidt zelf aan welke van deze processen bij jullie spelen. Elk proces is afgebakend zodat je niets dubbel telt.
Tijd die weggaat aan zoeken, navragen en informatie laten aankomen.
Bestanden verspreid over mailboxen, fileshares en mappen, zonder zekerheid welke versie de geldige is.
Onderzoek. McKinsey Global Institute (2012): kenniswerkers besteden ongeveer 19 procent van hun werkweek aan het zoeken en verzamelen van informatie. Ouder Amerikaans onderzoek, nog altijd de meest geciteerde benchmark. Recenter: APQC (2021, 982 kenniswerkers) rapporteert gemiddeld 2,8 uur per week zoeken. Onze standaardwaarden liggen daar bewust ver onder.
Een klant belt en de historiek staat verspreid over systemen, mailboxen en externe partners. Niemand haalt het volledige dossier in een keer boven.
Onderzoek. Gartner (gepubliceerd mei 2023, afname september tot november 2022, 4.861 werknemers bij organisaties vanaf 100 medewerkers in de VS, het VK, India en China): 47 procent van de digitale werknemers vindt moeilijk de informatie of data die ze nodig hebben om hun werk goed te doen.
Afspraken, procedures en verantwoordelijkheden die telkens opnieuw nagevraagd en uitgelegd worden.
Onderzoek. Panopto met YouGov (2018, 1.001 Amerikaanse werknemers bij organisaties vanaf 200 medewerkers): zes op de tien werknemers vinden het moeilijk om de informatie te krijgen die ze nodig hebben, en men verliest gemiddeld 5,3 uur per week aan wachten op informatie of het opnieuw maken van werk dat al bestaat. Amerikaans onderzoek. Onze standaardwaarden liggen daar bewust ver onder.
Berichten die in meerdere kanalen gepost worden en toch niet bij iedereen aankomen, met de gevolgen daarvan.
Onderzoek. Grammarly en The Harris Poll (gepubliceerd 2023, afname oktober 2022, 1.001 kenniswerkers en 251 leidinggevenden in de VS): leidinggevenden schatten dat ze zelf ongeveer 7,5 uur per week verliezen door gebrekkige communicatie. Onderzoek in opdracht van Grammarly, uitgevoerd door The Harris Poll. Onze standaardwaarden bedragen daarvan slechts een fractie.
Werf, productie, zorg of onderweg: informatie raakt er via printjes, telefoon en losse groepsgesprekken, of raakt er niet.
Onderzoek. Microsoft Work Trend Index, speciaal rapport eerstelijnsmedewerkers (gepubliceerd januari 2022, afname eind 2021, uitgevoerd door Edelman Data x Intelligence bij 9.600 eerstelijnsmedewerkers in acht sectoren): 63 procent van de eerstelijnsmedewerkers zegt dat berichten van de leiding hen niet bereiken.
Tijd die weggaat aan indienen, afstemmen en wachten op anderen.
Mails en berichten om te achterhalen waar iets staat, wie het oppakt en of het al vertrokken is.
Onderzoek. Asana, Anatomy of Work (2021, uitgevoerd door Sapio Research bij 13.123 kenniswerkers in zeven landen): ongeveer 60 procent van de werktijd gaat naar werk over werk, zoals informatie zoeken, statusupdates najagen en schakelen tussen apps. Onze standaardwaarden liggen daar bewust ver onder.
Intakes, werkbonnen, bestellingen en aanvragen die op papier, in losse Excels of per mail binnenkomen en manueel verwerkt worden.
Onderzoek. Asana, Anatomy of Work (2021, Sapio Research, 13.123 kenniswerkers): werknemers besteden gemiddeld 236 uur per jaar aan dubbel werk of werk dat achteraf overbodig blijkt. Onze standaardwaarden liggen daar bewust ver onder.
Offertes, aankopen, verlofaanvragen en facturen die blijven liggen tot iemand er achteraan gaat.
Onderzoek. Asana, Anatomy of Work (2021) rekent het opvolgen van goedkeuringen tot werk over werk, dat ongeveer 60 procent van de werktijd opslorpt. Een afzonderlijk gepubliceerd tijdscijfer voor goedkeuringen bestaat niet. Onze standaardwaarden zijn daarom een eigen, lage inschatting.
Bij een audit, certificering of klantcontrole: is dit de goedgekeurde versie, en werkt iedereen er ook effectief mee.
Onderzoek. Gartner (gepubliceerd mei 2023, afname eind 2022, 4.861 werknemers): 47 procent van de digitale werknemers vindt moeilijk de informatie die ze nodig heeft. Voor de voorbereiding van audits zelf bestaat geen betrouwbare externe benchmark, daarom rekent deze kaart enkel het zoeken naar de juiste versie.
Tijd die weggaat rond instroom en uitstroom van medewerkers.
Nieuwe medewerkers zelfstandig krijgen, en bij vertrek accounts, toegangen en materiaal correct afsluiten.
Onderzoek. Panopto met YouGov (2018, 1.001 Amerikaanse werknemers): nieuwe medewerkers werken gemiddeld 28 uur per maand inefficiënt tijdens hun eerste maanden, vooral door zoeken naar informatie en het opnieuw uitvinden van bestaand werk. Amerikaans onderzoek. Onze standaardwaarden liggen daar ver onder.
Wat de huidige manier van werken jouw organisatie per jaar kost aan verloren tijd, uitgedrukt in euro. Je duidt zelf aan welke processen bij jullie spelen en hoeveel tijd daar ongeveer in kruipt. De tool rekent dat om met het aantal medewerkers, 46 werkweken per jaar en de bruto-uurkost voor de werkgever.
Per proces: aantal medewerkers maal de minuten per week gedeeld door 60, maal 46 werkweken, maal de bruto-uurkost. Vakantie en feestdagen zitten niet in dat aantal werkweken. Op elke toerekening staat een realisatiefactor van 50 procent, omdat teruggewonnen tijd terugkomt in versnipperde minuten die zelden samenklonteren tot meetbare output. Voor het eerste jaar geldt bovendien een adoptiecurve van 50 procent in jaar 1, 85 procent in jaar 2 en 100 procent vanaf jaar 3.
Omdat het een schatting is en geen meting. Elk proces krijgt een ondergrens en een bovengrens voor het deel dat een intranet terugwint. De ondergrens staat als eerste, want dat is het cijfer waarop je een beslissing kan bouwen. Er wordt bewust geen opgeteld driejarentotaal getoond, want dat zou groter lijken dan het is.
Een intranet maakt informatie vindbaar en deelbaar: documenten, procedures, nieuws en wie-doet-wat. Het versnelt geen goedkeuringen die op iemands beslissing wachten, het laat aanvragen niet automatisch doorstromen naar het juiste systeem en het zet bij een nieuwe medewerker geen accounts aan of af. Bij die processen toont de tool bewust nul procent voor het intranet, met de uitleg erbij. Dat vraagt automatisering, en dat is een apart traject met een eigen scope en prijs.
Op acht publieke onderzoeken, waaronder McKinsey Global Institute, Gartner, Panopto met YouGov, Asana en de Microsoft Work Trend Index, plus de Belgische arbeidskostenstatistiek van Eurostat. Ze staan volledig uitgeschreven op deze pagina en in het rapport, met jaartal, steekproefgrootte en opdrachtgever. Waar een cijfer niet bestaat, staat dat er ook: voor het opvolgen van goedkeuringen is bijvoorbeeld geen afzonderlijk tijdscijfer gepubliceerd.
Standaard 45 euro bruto-uurkost voor de werkgever, en je kan die zelf aanpassen. Eurostat raamt de Belgische loonkost op 48,20 euro per gewerkt uur in 2024. De standaardwaarde ligt daar bewust onder, zodat het resultaat eerder te laag dan te hoog uitvalt.
Een rapport als PDF in je mailbox met het volledige scenario, het bedrag per proces, de splitsing tussen intranet en automatisering, de aannames, wat de berekening niet doet, en de bronnen. Bedoeld om intern door te sturen.
Nee. Het is een schatting op basis van je eigen input, geen offerte en geen garantie. Tijdswinst wordt bovendien pas geld wanneer die tijd effectief herbesteed wordt aan ander werk.
Het intranet is stap 1: een vaste prijs van € 12.500 en vier weken doorlooptijd. Automatisering is stap 2, met een eigen scope en prijs.
Bekijk het intranetpakket Over intranet en digitaal samenwerken Over automatisering Plan een gesprek