Analyse des coûts du mode de travail actuel
Indiquez où votre organisation perd du temps. L’outil y attache un montant annuel et le répartit honnêtement : la part qu’un intranet SharePoint récupère, et la part qui ne disparaît qu’avec de l’automatisation. Chaque hypothèse est affichée, source à l’appui.
L’outil de calcul se charge. Si JavaScript ne fonctionne pas, poursuivez la lecture en bas de cette page : les dix processus, la méthode de calcul et les sources y figurent intégralement.
À propos de cet outil
Cet outil estime ce que le temps perdu coûte à votre organisation chaque année. L’approche est volontairement prudente : les valeurs par défaut sont inférieures à ce qu’indique la recherche, chaque attribution comporte une fourchette, et là où un intranet ne résout rien, le résultat est zéro. Vous trouverez ci-dessous tout ce que l’outil utilise, afin de pouvoir le vérifier sans parcourir le calculateur.
Vous indiquez vous-même lesquels de ces processus vous concernent. Chaque processus est délimité afin d’éviter les doubles comptages.
Le temps consacré à chercher, à redemander et à faire passer l'information.
Des fichiers éparpillés entre boîtes mail, partages de fichiers et dossiers, sans certitude sur la version qui fait foi.
Recherche. McKinsey Global Institute (2012) : les travailleurs du savoir consacrent environ 19 pour cent de leur semaine de travail à chercher et à rassembler de l'information. Étude américaine plus ancienne, toujours la référence la plus citée. Plus récent : APQC (2021, 982 travailleurs du savoir) rapporte en moyenne 2,8 heures de recherche par semaine. Nos valeurs par défaut se situent volontairement bien en dessous.
Un client appelle et l'historique est réparti entre plusieurs systèmes, boîtes mail et partenaires externes. Personne ne parvient à sortir le dossier complet en une fois.
Recherche. Gartner (publié en mai 2023, enquête de septembre à novembre 2022, 4.861 travailleurs dans des organisations de 100 collaborateurs ou plus aux États-Unis, au Royaume-Uni, en Inde et en Chine) : 47 pour cent des travailleurs numériques trouvent difficilement l'information ou les données dont ils ont besoin pour bien faire leur travail.
Des accords, des procédures et des responsabilités que l'on redemande et réexplique sans cesse.
Recherche. Panopto avec YouGov (2018, 1.001 travailleurs américains dans des organisations de 200 collaborateurs ou plus) : six travailleurs sur dix éprouvent des difficultés à obtenir l'information dont ils ont besoin, et l'on perd en moyenne 5,3 heures par semaine à attendre de l'information ou à refaire un travail qui existe déjà. Étude américaine. Nos valeurs par défaut se situent volontairement bien en dessous.
Des messages publiés dans plusieurs canaux qui n'atteignent pourtant pas tout le monde, avec les conséquences que cela implique.
Recherche. Grammarly et The Harris Poll (publié en 2023, enquête d'octobre 2022, 1.001 travailleurs du savoir et 251 dirigeants aux États-Unis) : les dirigeants estiment perdre eux-mêmes environ 7,5 heures par semaine à cause d'une communication déficiente. Étude commandée par Grammarly et réalisée par The Harris Poll. Nos valeurs par défaut n'en représentent qu'une fraction.
Chantier, production, soins ou déplacements : l'information arrive par impressions, par téléphone et par groupes de discussion épars, ou n'arrive pas.
Recherche. Microsoft Work Trend Index, rapport spécial sur les travailleurs de première ligne (publié en janvier 2022, enquête fin 2021, réalisée par Edelman Data x Intelligence auprès de 9.600 travailleurs de première ligne dans huit secteurs) : 63 pour cent des travailleurs de première ligne déclarent que les messages de la direction ne leur parviennent pas.
Le temps consacré à introduire des demandes, à se coordonner et à attendre les autres.
Des mails et des messages pour savoir où en est un dossier, qui le prend en charge et s'il est déjà parti.
Recherche. Asana, Anatomy of Work (2021, réalisée par Sapio Research auprès de 13.123 travailleurs du savoir dans sept pays) : environ 60 pour cent du temps de travail va au travail à propos du travail, comme chercher de l'information, courir après les mises à jour de statut et passer d'une application à l'autre. Nos valeurs par défaut se situent volontairement bien en dessous.
Des prises en charge, des bons de travail, des commandes et des demandes qui arrivent sur papier, dans des fichiers Excel épars ou par mail, et qui sont traités manuellement.
Recherche. Asana, Anatomy of Work (2021, Sapio Research, 13.123 travailleurs du savoir) : les travailleurs consacrent en moyenne 236 heures par an à du travail en double ou à du travail qui s'avère superflu par la suite. Nos valeurs par défaut se situent volontairement bien en dessous.
Des offres, des achats, des demandes de congé et des factures qui restent en attente jusqu'à ce que quelqu'un les relance.
Recherche. Asana, Anatomy of Work (2021) range le suivi des approbations dans le travail à propos du travail, qui absorbe environ 60 pour cent du temps de travail. Il n'existe pas de chiffre de temps publié séparément pour les approbations. Nos valeurs par défaut sont donc une estimation propre et basse.
Lors d'un audit, d'une certification ou d'un contrôle client : s'agit-il bien de la version approuvée, et tout le monde l'applique-t-il réellement ?
Recherche. Gartner (publié en mai 2023, enquête fin 2022, 4.861 travailleurs) : 47 pour cent des travailleurs numériques trouvent difficilement l'information dont ils ont besoin. Pour la préparation des audits elle-même, il n'existe pas de référence externe fiable ; cette fiche ne compte donc que la recherche de la bonne version.
Le temps consacré aux arrivées et aux départs de collaborateurs.
Rendre les nouveaux collaborateurs autonomes et, lors d'un départ, clôturer correctement les comptes, les accès et le matériel.
Recherche. Panopto avec YouGov (2018, 1.001 travailleurs américains) : les nouveaux collaborateurs travaillent en moyenne 28 heures par mois de manière inefficace durant leurs premiers mois, surtout en cherchant de l'information et en réinventant un travail existant. Étude américaine. Nos valeurs par défaut se situent bien en dessous.
Ce que votre façon de travailler actuelle coûte chaque année à votre organisation en temps perdu, exprimé en euros. Vous indiquez vous-même quels processus vous concernent et combien de temps ils absorbent environ. L’outil convertit cela à partir du nombre de collaborateurs, de 46 semaines de travail par an et du coût horaire brut employeur.
Par processus : nombre de collaborateurs multiplié par les minutes par semaine divisées par 60, multiplié par 46 semaines de travail, multiplié par le coût horaire brut. Les congés et jours fériés ne figurent pas dans ce nombre de semaines. Chaque attribution est corrigée par un facteur de réalisation de 50 pour cent, car le temps récupéré revient en minutes éparses qui s’agrègent rarement en production mesurable. La première année applique en outre une courbe d’adoption de 50 pour cent la première année, 85 pour cent la deuxième et 100 pour cent à partir de la troisième.
Parce qu’il s’agit d’une estimation et non d’une mesure. Chaque processus reçoit une limite basse et une limite haute pour la part récupérée par un intranet. La limite basse figure en premier, car c’est le chiffre sur lequel une décision peut se fonder. Aucun total cumulé sur trois ans n’est affiché, volontairement, car il paraîtrait plus élevé qu’il ne l’est.
Un intranet rend l’information trouvable et partageable : documents, procédures, actualités et qui fait quoi. Il n’accélère pas les approbations qui attendent une décision, ne fait pas circuler automatiquement les demandes vers le bon système et n’active ni ne désactive les comptes d’un nouveau collaborateur. Pour ces processus, l’outil affiche délibérément zéro pour cent côté intranet, avec l’explication. Cela relève de l’automatisation, un parcours distinct avec son propre périmètre et son propre prix.
Sur huit études publiques, dont McKinsey Global Institute, Gartner, Panopto avec YouGov, Asana et le Microsoft Work Trend Index, ainsi que sur la statistique belge du coût du travail d’Eurostat. Elles figurent intégralement sur cette page et dans le rapport, avec l’année, la taille de l’échantillon et le commanditaire. Là où un chiffre n’existe pas, cela est également indiqué : pour le suivi des approbations, aucune donnée temporelle distincte n’a été publiée.
Par défaut 45 euros de coût horaire brut employeur, que vous pouvez adapter. Eurostat estime le coût salarial belge à 48,20 euros par heure travaillée en 2024. La valeur par défaut est volontairement inférieure, afin que le résultat soit plutôt sous-estimé que surestimé.
Un rapport au format PDF dans votre boîte mail, avec le scénario complet, le montant par processus, la répartition entre intranet et automatisation, les hypothèses, ce que le calcul ne fait pas, et les sources. Conçu pour être transmis en interne.
Non. C’est une estimation fondée sur vos propres données, ni une offre ni une garantie. Le temps gagné ne devient de l’argent que lorsqu’il est effectivement réaffecté à d’autres tâches.
L’intranet constitue l’étape 1 : un prix fixe de 12.500 euros et quatre semaines de délai. L’automatisation est l’étape 2, avec son propre périmètre et son propre prix.
Découvrir le forfait intranet Intranet et collaboration numérique À propos de l’automatisation Planifier un entretien