Informatiebeheer

Van netwerkschijf naar SharePoint Online

De Z-schijf verhuizen is het probleem niet. Het probleem is wat er op die schijf staat, wie er aan mag, en of mensen na de verhuis nog vinden wat ze zoeken.

Wij begeleiden dat traject van de eerste meting tot het moment dat de oude schijf effectief uitgaat. Met een analyse waar iedereen het over eens is, een structuur die klopt en rechten die uitlegbaar blijven.

Een schijf die jaren heeft gedraaid, bevat doorgaans meer dan wat er nog gebruikt wordt. Wat er precies op staat, meten we eerst.

Onze aanpak in
zes fasen

We werken afdeling per afdeling. Eerst analyseren, dan inrichten, dan pas verhuizen. Zo blijft elke fase overzichtelijk en kan je na elke fase beslissen of je doorgaat.

De eerste afdeling is meteen de pilot. Wat daar gemeten wordt aan tempo, weerstand en verrassingen, gebruiken we om de rest realistisch te plannen.

1

Nulmeting en inventaris

We scannen de schijf en brengen ook je bestaande SharePoint-sites en teams in kaart. Zonder die tweede stap bouw je naast de omgeving die er al staat.

Wat je na deze fase hebtEen analyserapport per afdeling en een inventaris van wat er al bestaat, met de cijfers waar iedereen het over eens is.

2

Opschonen en beslissen

Lege mappen, duplicaten, bestanden van vertrokken collega's en oud archief brengen we in kaart en leggen we voor. Zo zie je met cijfers erbij wat je meeneemt en wat je achterlaat.

Wat je na deze fase hebtEen vastgelegd migratiebereik, plus een archiefroute voor alles wat niet meegaat maar ook niet weg mag.

3

Doelarchitectuur

Hoe de nieuwe indeling eruitziet, hangt af van hoe jullie werken. We bekijken samen welke groepen informatie er zijn, wie wat met wie deelt en wat afgeschermd moet blijven. Daaruit volgt de indeling, met een werkbare mix van mappen en metadata.

Wat je na deze fase hebtDe blauwdruk, de naamgeving en de metadata, afgetoetst met de betrokken afdelingen.

4

Rechten herontwerpen

Rechten worden opnieuw ontworpen op siteniveau, niet gekopieerd van de schijf. Uitzonderingen krijgen een eigen bibliotheek in plaats van een uitzondering op een map.

Wat je na deze fase hebtEen rechtenmodel dat je aan een auditor kan uitleggen, en dat beheersbaar blijft naarmate de organisatie verandert.

5

Migreren in golven

Eerst een pilot, dan de rest in beheersbare batches. De migratie loopt op de achtergrond terwijl mensen gewoon doorwerken. Vlak voor de overstap draaien we een laatste ronde die alleen de wijzigingen ophaalt.

Wat je na deze fase hebtDe inhoud op zijn nieuwe plek, met de juiste datums en auteurs, en een rapport van wat er niet mee kon en waarom.

6

Adoptie en afsluiting

Opleiding per rol, een aanspreekpunt in elke afdeling, en een aangekondigde datum waarop de oude schijf effectief uitgaat. Zonder die datum blijven er twee waarheden bestaan.

Wat je na deze fase hebtEen team dat met de nieuwe omgeving overweg kan, en een afgesproken datum waarop de netwerkschijf uitgaat.

Het rapport dat je in handen krijgt

Het analyserapport is het hart van fase 1. Het is bewust objectief opgesteld: cijfers, grafieken en tabellen, zonder oordeel en zonder al beslist te hebben waar iets naartoe moet. De conclusie en het migratievoorstel staan helemaal achteraan, zodat je eerst de feiten leest.

Het register, als pdf

Een leesbaar document per afdeling, opgebouwd in acht vaste delen:

Overzicht: bestanden, mappen, volume, diepte, langste pad
Volume per hoofdmap, met de grootste mappen apart
Leeftijd, zowel op laatste wijziging als op laatste opening
Structuur: diepte, padlengte en de tien langste paden
Activiteit in de laatste drie, zes en twaalf maanden
Technische controles, elk met een duidelijk oordeel
Detail per hoofdmap
Conclusie en migratievoorstel

Het dashboard, om in te zoomen

Dezelfde cijfers, als interactieve pagina, om samen met de afdeling door te nemen:

Elke grafiekbalk is een filter dat de rest mee herrekent
Actieve filters staan bovenaan en zijn met één klik weg
Een tabel toont welke mappen achter je selectie zitten
Een volledige mappenboom die je kan openklappen

Het bestand werkt zonder internetverbinding en zonder externe bibliotheken, zodat het ook opent op een afgeschermde werkplek.

De controles die we vooraf doen

Dit zijn de dingen die een migratie halverwege doen struikelen. We zoeken ze op voordat we beginnen, niet erna.

Padlengte. SharePoint houdt het bij vierhonderd tekens voor het volledige pad, inclusief sitenaam, bibliotheek, mappen en bestandsnaam. Diepe mappenbomen halen dat sneller dan je denkt.
Verboden tekens en namen. Een handvol tekens kan niet, net als spaties aan het begin of het einde van een naam en enkele oude systeemnamen. Die hernoemen we vooraf, niet tijdens de migratie.
Weergaven die te groot worden. Een weergave die meer dan vijfduizend items ophaalt, wordt geblokkeerd. De bibliotheek zelf blijft werken, en je lost het op met gefilterde weergaven en kolomindexen, maar je moet het vooraf weten.
Unieke rechten. Vijftigduizend uitzonderingen in één bibliotheek is de harde grens, vijfduizend het verstandige maximum. Boven die vijftigduizend faalt alles wat erna komt.

OneNote-notitieblokken. Met Migration Manager verhuizen die niet mee vanaf een fileshare. Ze gaan via OneNote zelf, en dat is een aparte taak op de planning.
Bestandsgrootte. Tot 250 GB per bestand is technisch mogelijk. In de praktijk is het nuttiger om te weten welke bestanden daar in de buurt komen, want die bepalen je doorlooptijd.
Datums die niet kloppen. Na een serververhuis dragen mappen vaak allemaal dezelfde aanmaakdatum. Wij rapporteren dan op laatste wijziging en laatste opening, en zetten erbij waarom.
Persoonlijke en systeembestanden. Tijdelijke bestanden, mailarchieven en databankbestanden horen niet thuis in een documentbibliotheek. Die halen we er vooraf uit.

Rechten worden herontworpen, niet gekopieerd

Dit is de belangrijkste keuze van het hele traject, en tegelijk de keuze die het vaakst wordt overgeslagen.

Een migratietool kan volledig beheer, wijzigen en lezen vertalen naar SharePoint-rollen. Maar geavanceerde NTFS-rechten verdwijnen, en een expliciete weigering komt niet mee. Dat laatste is het gevaarlijke geval: een map die op de schijf voor een groep afgeschermd was, kan na de migratie juist opengaan.

Daarnaast zijn rechten die per map zijn ingesteld nu eenmaal niet houdbaar. Er is een harde grens aan het aantal uitzonderingen dat een bibliotheek aankan, en wie die grens raakt, ziet de rest van zijn migratie mislukken.

Wij vertrekken daarom van de vraag wie wat moet zien, niet van wat er vandaag ingesteld staat. Rechten op siteniveau via groepen, een aparte bibliotheek waar er echt afgeschermd moet worden, en uitzonderingen alleen waar er geen andere weg is. Dat vraagt beslissingen van de business, dus we plannen dat vroeg in.

Eén technische voorwaarde vooraf. De gebruikersaccounts moeten correct gekoppeld zijn aan Entra ID. Zonder die koppeling staat er na de migratie overal System Account in de kolommen wie wat gemaakt en gewijzigd heeft, en dat krijg je achteraf niet meer netjes.

De overstap, en de schijf die uitgaat

Migreren terwijl je doorwerkt

Het grootste deel van de inhoud gaat over terwijl iedereen gewoon op de oude schijf blijft werken. Zware rondes plannen we in de avond en het weekend, want overdag knijpt Microsoft de doorvoer af.

Eén moment van overstap

Op een aangekondigde datum gaat de bron op alleen-lezen, draaien we een laatste ronde die enkel de wijzigingen ophaalt, en werkt iedereen vanaf dat moment in de nieuwe omgeving. Eén moment voor iedereen, want twee waarheden naast elkaar, dat is het scenario dat je wil vermijden.

De oude schijf effectief uit

Een migratie kopieert, ze verwijdert niets. De oude schijf blijft dus staan tot iemand hem uitzet. Wij plannen die datum mee in, met een korte periode waarin de schijf nog leesbaar is via een aanvraag. Daarna gaat hij echt dicht.

De valkuil na de migratie

Een technisch geslaagde migratie kan alsnog mislukken. Meestal op dezelfde manier.

Mensen willen hun Z-schijf terug. Dus synchroniseren ze de volledige bibliotheek naar hun laptop en bouwen ze de oude situatie na. Daarmee lopen ze tegen de aanbevolen grens van driehonderdduizend items aan, waarboven de synchronisatie begint te haperen, en soms verwijderen ze bestanden in de overtuiging dat het lokale kopieën zijn.

Microsoft raadt daarom snelkoppelingen in OneDrive aan in plaats van de synchronisatieknop. Een snelkoppeling volgt de gebruiker over al zijn toestellen en synchroniseert alleen de map die hij nodig heeft. Voor persoonlijke mappen zoals Bureaublad en Documenten gebruiken we Known Folder Move, gefaseerd uitgerold volgens het tempo dat Microsoft voorschrijft.

Daarnaast: opleiding per rol, een aanspreekpunt in elke afdeling, en een helpdesk die getraind is vóór de overstap en niet erna. Dat is niet het spannendste deel van een migratie, maar het is wel het deel dat bepaalt of ze slaagt.