Informatiebeheer dat blijft kloppen
Documenten, dossiers, procedures en kennis, verspreid over netwerkschijven, mailboxen en losse Teams-kanalen. Wij brengen daar structuur in met Microsoft 365, en zorgen dat die structuur ook meegroeit met de organisatie.
Dat doen we met een aanpak die we hebben scherpgesteld bij overheidsdiensten, industriële bedrijven, zorgorganisaties en bedrijven met strikte compliancevereisten. Geen theorie, wel de volgorde die in de praktijk werkt.
De basis ligt in SharePoint en Microsoft Teams. Draait het bij jullie vooral om nieuws, communicatie en één startpagina, kijk dan bij intranet en digitaal samenwerken.
Onze aanpak:
zes stappen
Elk informatietraject bouwen we in dezelfde volgorde op. Die volgorde weegt zwaarder dan de techniek: wie bij de tool begint, moet later opnieuw beginnen.
Welke technologie eronder ligt, komt pas in stap vijf ter sprake. Bij ons is dat meestal SharePoint en Microsoft 365, gewoon omdat je dat al hebt.
Context en nulmeting
Wat doet de organisatie, welke regels gelden er, welke systemen draaien er en waar staat informatie vandaag. We meten dat en leggen het naast wat mensen erover vertellen, want dat is zelden hetzelfde.
Procesanalyse
Van boven naar beneden ontleden we de functies van de organisatie in processen. Van links naar rechts volgen we één proces stap voor stap, en dat toont waar documenten ontstaan, wie ze vastlegt en wie ze nodig heeft. Een mappenstructuur vertelt dat nooit.
Datamapping
Per bestaande verzameling leggen we vast welk proces ze bedient, welk documenttype het is, wie de eigenaar is en of ze nog gebruikt wordt. Hier botst het model uit stap 2 tegen de werkelijkheid, en hier blijkt wat er echt in huis is. Eén tabel, met een eigenaar per regel.
Bewaareisen bepalen
Nu pas kan je per documenttype een bewaartermijn en een bestemming vastleggen, want je weet welke types er werkelijk bestaan. Voor Vlaamse besturen worden dat series en selectieregels in het Serieregister.
Blauwdruk en maquette
De structuur moet houden wat in stap 3 gevonden is en afdwingen wat in stap 4 beslist is. We ontwerpen ze en bouwen ze meteen als werkende maquette, met echte voorbeelddocumenten, metadata, rechten en navigatie. Mensen klikken erdoor en zeggen wat er niet klopt, voordat er één bestand verhuisd is. Hier vult de doelkolom van de mappingtabel zich.
Bouwen, migreren en laten landen
De maquette wordt de echte omgeving, de mapping wordt de migratie. Daarna opleiding per rol, een eigenaar per informatiegebied, en een moment ingepland om na te kijken of het nog klopt.
Mappen én metadata
De vraag die in elk traject terugkomt. Ons antwoord is zelden het ene of het andere.
Mappen zijn niet het probleem
Mappen zijn vertrouwd. Iedereen begrijpt ze meteen, ze helpen om rechten af te bakenen en ze houden een grote bibliotheek overzichtelijk. Een mappenstructuur die klopt, is gewoon een goede structuur. Wij gooien die dus niet weg omdat het kan.
Waar het wel misloopt, is diepe nesting. Vanaf een niveau of drie wordt terugvinden lastig, en elk niveau eet een stuk van de beschikbare padlengte op.
Metadata lost op wat mappen niet kunnen
Eén document hoort soms bij meerdere onderwerpen. In een mappenboom moet je dan kiezen, of kopiëren. Metadata laat je filteren en groeperen op de eigenschappen die er voor jouw werk toe doen, ook als je niet weet waar iets staat.
Maar een veld dat niemand invult, maakt zoeken slechter in plaats van beter. Vier tot vijf velden per bibliotheek is meestal het maximum dat blijft leven.
De kunst zit in de verhouding. Een heldere mappenstructuur voor wat mensen gewoon zijn, en metadata daar waar die echt iets oplost. Welke verhouding bij jullie past, bepalen we samen in de analyse, niet op voorhand op een slide.
Wat we opleveren
Niet alles is in elk traject nodig. Dit is waar we uit kiezen.
Nulmeting en inventaris
Wat staat er vandaag waar, hoe oud is het, wie kan erbij en wat wordt er nog gebruikt. Een overzicht van je bestaande sites, teams en schijven, met de cijfers erbij.
Informatiearchitectuur
De blauwdruk: welke sites, welke hub, welke bibliotheken, welke metadata en welke naamgeving. Inclusief de afspraken over wat waar thuishoort, zodat de structuur niet na drie maanden alweer uitgehold is.
Rechtenontwerp
Wie ziet wat, en waarom. Opgebouwd met groepen op siteniveau in plaats van uitzonderingen per map, want dat laatste is precies wat een omgeving na een jaar onbeheerbaar maakt.
Governanceplan
Het document dat de knopen vastlegt:
- Rollen en verantwoordelijkheden in een RACI-tabel
- Naamgeving van sites, documenten en nieuws
- Gevoeligheidslabels en extern delen
- Bewaartermijnen en versiebeheer
- Wie een site of een team mag aanmaken
- Hoe content actueel blijft
Migratie en opschoning
Van netwerkschijven, oude sites of een bestaand documentbeheersysteem naar SharePoint Online. Met een analyse vooraf, zodat je weet wat er meegaat en wat er kan wegvallen.
Opleiding en adoptie
Opleiding per rol, met één doorlopend scenario waarin elke deelnemer zijn eigen omgeving opbouwt. Plus een adoptieaanpak volgens ADKAR: communicatie, opleiding en zichtbare steun van het management.
Beheerdershandleiding
Een handleiding in jullie huisstijl, met schermafbeeldingen en een snelle referentietabel, geschreven voor de mensen die het nadien beheren. Zodat je ons niet nodig hebt om een pagina te maken.
Bewaren en archiveren
Bewaartermijnen vertalen naar labels in Microsoft Purview. Voor overheden vertrekken we van de selectielijsten, met een verwijderingsbeoordeling in plaats van automatisch wissen, want vernietigen vraagt toestemming.
Resultaat: één plek waar het klopt
Niet één map waar alles in gaat, wel één omgeving waarin elk stuk informatie een logische plek, een eigenaar en een houdbaarheidsdatum heeft.
- Altijd de geldende versie, met een zichtbare geschiedenis
- Zoeken dat werkt, ook voor wie niet weet waar iets staat
- Rechten die uitlegbaar zijn en beheersbaar blijven
- Documenten, e-mails en gegevens uit CRM en ERP die bij elkaar staan
- Een omgeving die klaar is voor zoekopdrachten met Copilot, zonder dat je per ongeluk halve personeelsdossiers openzet
Van opslag naar structuur, en van structuur naar iets wat mensen effectief gebruiken.