Gestion de l’information

Du lecteur réseau vers SharePoint Online

Déménager le lecteur Z n’est pas le problème. Le problème, c’est ce qui s’y trouve, qui y a accès, et si les gens retrouveront encore ce qu’ils cherchent après le déménagement.

Nous accompagnons ce trajet depuis la première mesure jusqu’au moment où l’ancien lecteur est effectivement éteint. Avec une analyse sur laquelle tout le monde s’accorde, une structure qui tient et des droits qui restent explicables.

Un lecteur qui tourne depuis des années contient généralement plus que ce qui sert encore. Ce qui s’y trouve exactement, nous le mesurons d’abord.

Notre approche en
six phases

Nous travaillons département par département. D’abord analyser, puis aménager, et seulement ensuite déménager. Chaque phase reste ainsi lisible et vous pouvez décider après chacune si vous continuez.

Le premier département est en même temps le pilote. Ce qui s’y mesure en rythme, en résistance et en surprises nous sert à planifier le reste de façon réaliste.

1

Mesure initiale et inventaire

Nous scannons le lecteur et cartographions aussi vos sites SharePoint et vos équipes existants. Sans cette seconde étape, vous construisez à côté de l’environnement qui existe déjà.

Ce que vous avez après cette phaseUn rapport d’analyse par département et un inventaire de l’existant, avec des chiffres sur lesquels tout le monde s’accorde.

2

Nettoyer et décider

Dossiers vides, doublons, fichiers de collègues partis et vieilles archives sont recensés et présentés. Vous voyez ainsi, chiffres à l’appui, ce que vous emportez et ce que vous laissez.

Ce que vous avez après cette phaseUn périmètre de migration arrêté, plus une voie d’archivage pour tout ce qui ne part pas mais ne peut pas non plus disparaître.

3

Architecture cible

La nouvelle organisation dépend de votre façon de travailler. Nous regardons ensemble quels ensembles d’information existent, qui partage quoi avec qui et ce qui doit rester cloisonné. L’organisation en découle, avec un mélange praticable de dossiers et de métadonnées.

Ce que vous avez après cette phaseLe plan directeur, les conventions de nommage et les métadonnées, validés avec les départements concernés.

4

Reconcevoir les droits

Les droits sont reconçus au niveau du site, pas copiés depuis le lecteur. Les exceptions reçoivent leur propre bibliothèque plutôt qu’une exception sur un dossier.

Ce que vous avez après cette phaseUn modèle de droits que vous pouvez expliquer à un auditeur, et qui reste gérable à mesure que l’organisation évolue.

5

Migrer par vagues

D’abord un pilote, puis le reste par lots maîtrisables. La migration tourne en arrière-plan pendant que chacun continue à travailler. Juste avant la bascule, nous lançons un dernier passage qui ne reprend que les modifications.

Ce que vous avez après cette phaseLe contenu à sa nouvelle place, avec les bonnes dates et les bons auteurs, et un rapport de ce qui n’a pas pu suivre et pourquoi.

6

Adoption et fermeture

Formation par rôle, un point de contact dans chaque département, et une date annoncée à laquelle l’ancien lecteur est effectivement éteint. Sans cette date, deux vérités continuent de coexister.

Ce que vous avez après cette phaseUne équipe qui maîtrise le nouvel environnement, et une date convenue à laquelle le lecteur réseau s’éteint.

Le rapport que vous recevez

Le rapport d’analyse est le coeur de la phase 1. Il est délibérément objectif: chiffres, graphiques et tableaux, sans jugement et sans avoir déjà décidé où quelque chose doit aller. La conclusion et la proposition de migration figurent tout à la fin, pour que vous lisiez d’abord les faits.

Le registre, en pdf

Un document lisible par département, en huit parties fixes:

Aperçu: fichiers, dossiers, volume, profondeur, chemin le plus long
Volume par dossier principal, avec les plus grands dossiers à part
Ancienneté, sur la dernière modification et sur le dernier accès
Structure: profondeur, longueur de chemin et les dix chemins les plus longs
Activité des trois, six et douze derniers mois
Contrôles techniques, chacun avec un verdict clair
Détail par dossier principal
Conclusion et proposition de migration

Le tableau de bord, pour zoomer

Les mêmes chiffres, sous forme de page interactive, à parcourir avec le département:

Chaque barre de graphique est un filtre qui recalcule le reste
Les filtres actifs figurent en haut et se retirent d’un clic
Un tableau montre quels dossiers se cachent derrière votre sélection
Une arborescence complète que vous pouvez déplier

Le fichier fonctionne sans connexion internet et sans bibliothèques externes, il s’ouvre donc aussi sur un poste de travail cloisonné.

Les contrôles que nous faisons au préalable

Voici ce qui fait trébucher une migration à mi-parcours. Nous le cherchons avant de commencer, pas après.

Longueur de chemin. SharePoint s’arrête à quatre cents caractères pour le chemin complet, nom du site, bibliothèque, dossiers et nom de fichier compris. Les arborescences profondes y arrivent plus vite qu’on ne le croit.
Caractères et noms interdits. Une poignée de caractères est refusée, tout comme les espaces au début ou à la fin d’un nom et quelques anciens noms système. Nous les renommons à l’avance, pas pendant la migration.
Affichages qui deviennent trop grands. Un affichage qui remonte plus de cinq mille éléments est bloqué. La bibliothèque elle-même continue de fonctionner, et cela se résout avec des affichages filtrés et des index de colonnes, mais il faut le savoir d’avance.
Droits uniques. Cinquante mille exceptions dans une bibliothèque est la limite dure, cinq mille le maximum raisonnable. Au-delà de ces cinquante mille, tout ce qui suit échoue.

Blocs-notes OneNote. Avec Migration Manager, ils ne suivent pas depuis un partage de fichiers. Ils passent par OneNote lui-même, et cela constitue une tâche distincte dans le planning.
Taille des fichiers. Jusqu’à 250 Go par fichier est techniquement possible. En pratique, il est plus utile de savoir quels fichiers s’en approchent, car ce sont eux qui déterminent votre durée.
Des dates qui ne veulent rien dire. Après un déménagement de serveur, les dossiers portent souvent tous la même date de création. Nous rapportons alors sur la dernière modification et le dernier accès, en expliquant pourquoi.
Fichiers personnels et système. Fichiers temporaires, archives de messagerie et fichiers de base de données n’ont pas leur place dans une bibliothèque de documents. Nous les écartons au préalable.

Les droits sont reconçus, pas copiés

C’est le choix le plus important de tout le projet, et en même temps celui qu’on saute le plus souvent.

Un outil de migration sait traduire contrôle total, modification et lecture en rôles SharePoint. Mais les droits NTFS avancés disparaissent, et un refus explicite ne suit pas. C’est le cas dangereux: un dossier qui était protégé pour un groupe sur le lecteur peut s’ouvrir après la migration.

Par ailleurs, des droits définis dossier par dossier ne sont tout simplement pas tenables. Il existe une limite dure au nombre d’exceptions qu’une bibliothèque supporte, et qui l’atteint voit le reste de sa migration échouer.

Nous partons donc de la question de savoir qui doit voir quoi, et non de ce qui est configuré aujourd’hui. Des droits au niveau du site via des groupes, une bibliothèque distincte là où il faut vraiment cloisonner, et des exceptions uniquement là où il n’y a pas d’autre voie. Cela demande des décisions du métier, nous les planifions donc tôt.

Une condition technique préalable. Les comptes utilisateurs doivent être correctement liés à Entra ID. Sans ce lien, les colonnes indiquant qui a créé et modifié quoi affichent partout System Account après la migration, et cela ne se rattrape plus.

La bascule, et le lecteur qu’on éteint

Migrer pendant que vous travaillez

La plus grande partie du contenu passe pendant que chacun continue à travailler sur l’ancien lecteur. Les passages lourds sont planifiés le soir et le week-end, car Microsoft limite le débit en journée.

Un seul moment de bascule

À une date annoncée, la source passe en lecture seule, nous lançons un dernier passage qui ne reprend que les modifications, et chacun travaille dès lors dans le nouvel environnement. Un seul moment pour tout le monde, car deux vérités en parallèle, voilà le scénario à éviter.

Éteindre l’ancien lecteur

Une migration copie, elle ne supprime rien. L’ancien lecteur reste donc en place jusqu’à ce que quelqu’un l’éteigne. Nous planifions cette date avec vous, avec une courte période où le lecteur reste lisible sur demande. Ensuite il ferme pour de bon.

Le piège d’après la migration

Une migration techniquement réussie peut malgré tout échouer. Généralement de la même manière.

Les gens veulent retrouver leur lecteur Z. Ils synchronisent donc la bibliothèque entière sur leur ordinateur portable et recréent l’ancienne situation. Ils se heurtent ainsi à la limite de trois cent mille fichiers, et parfois suppriment des fichiers en croyant qu’il s’agit de copies locales.

Microsoft recommande dès lors des raccourcis dans OneDrive plutôt que le bouton de synchronisation. Un raccourci suit l’utilisateur sur tous ses appareils et ne synchronise que le dossier dont il a besoin. Pour les dossiers personnels comme Bureau et Documents, nous utilisons Known Folder Move, déployé par phases au rythme prescrit par Microsoft.

Et par ailleurs: formation par rôle, un point de contact dans chaque département, et un service d’assistance formé avant la bascule et non après. Ce n’est pas la partie la plus palpitante d’une migration, mais c’est celle qui décide de sa réussite.