Une gestion de l’information qui tient dans la durée
Documents, dossiers, procédures et savoir-faire, éparpillés entre lecteurs réseau, boîtes mail et canaux Teams isolés. Nous y mettons de la structure avec Microsoft 365, et nous veillons à ce que cette structure évolue avec l’organisation.
Avec une approche affinée auprès de services publics, d’entreprises industrielles, d’organisations de soins et d’entreprises soumises à des exigences de conformité strictes. Pas de théorie, mais l’ordre qui fonctionne en pratique.
La base repose sur SharePoint et Microsoft Teams. Si votre priorité porte surtout sur les actualités, la communication et une page d’accueil unique, voyez plutôt intranet et collaboration numérique.
Notre approche :
six étapes
Nous construisons chaque projet d’information dans le même ordre. Cet ordre pèse plus lourd que la technique: qui commence par l’outil devra recommencer plus tard.
La technologie sous-jacente n’arrive qu’à l’étape cinq. Chez nous, c’est le plus souvent SharePoint et Microsoft 365, simplement parce que vous les avez déjà.
Contexte et mesure initiale
Que fait l’organisation, quelles règles s’appliquent, quels systèmes tournent et où se trouve l’information aujourd’hui. Nous le mesurons et nous confrontons ces chiffres à ce que les gens en disent, car les deux coïncident rarement.
Analyse des processus
De haut en bas, nous décomposons les fonctions de l’organisation en processus. De gauche à droite, nous suivons un processus étape par étape, ce qui montre où naissent les documents, qui les enregistre et qui en a besoin. Une arborescence de dossiers ne dit jamais cela.
Cartographie des données
Pour chaque ensemble existant, nous notons quel processus il sert, de quel type de document il s’agit, qui en est propriétaire et s’il sert encore. C’est ici que le modèle de l’étape 2 se heurte à la réalité, et que l’on découvre ce qu’il y a vraiment. Un seul tableau, avec un propriétaire par ligne.
Fixer les exigences de conservation
Ce n’est que maintenant que l’on peut attribuer une durée de conservation et une destination par type de document, puisque l’on sait quels types existent réellement. Pour les administrations flamandes, cela devient des séries et des règles de tri dans le Serieregister.
Plan directeur et maquette
La structure doit accueillir ce qui a été trouvé à l’étape 3 et faire respecter ce qui a été décidé à l’étape 4. Nous la concevons et la construisons aussitôt sous forme de maquette fonctionnelle, avec de vrais documents d’exemple, les métadonnées, les droits et la navigation. Les gens y naviguent et disent ce qui cloche, avant qu’un seul fichier n’ait bougé. C’est ici que se remplit la colonne de destination du tableau.
Construire, migrer et faire atterrir
La maquette devient l’environnement réel, la cartographie devient la migration. Ensuite: formation par rôle, un propriétaire par domaine d’information, et un moment planifié pour vérifier si tout tient encore.
Dossiers et métadonnées
La question qui revient dans chaque projet. Notre réponse est rarement l’un ou l’autre.
Les dossiers ne sont pas le problème
Les dossiers sont familiers. Tout le monde les comprend immédiatement, ils aident à délimiter les droits et ils gardent une grande bibliothèque lisible. Une arborescence cohérente est tout simplement une bonne structure. Nous ne la jetons donc pas parce que c’est possible.
Là où cela dérape, c’est l’imbrication profonde. À partir de trois niveaux, retrouver un document devient difficile, et chaque niveau consomme une part de la longueur de chemin disponible.
Les métadonnées règlent ce que les dossiers ne peuvent pas
Un document relève parfois de plusieurs sujets. Dans une arborescence, il faut alors choisir, ou dupliquer. Les métadonnées permettent de filtrer et de regrouper sur les propriétés qui comptent pour votre travail, même sans savoir où le document est rangé.
Mais un champ que personne ne remplit dégrade la recherche au lieu de l’améliorer. Quatre à cinq champs par bibliothèque, c’est en général le maximum qui reste vivant.
Tout est dans le dosage. Une arborescence claire pour ce que les gens connaissent, et des métadonnées là où elles apportent réellement quelque chose. Le dosage qui vous convient se détermine ensemble pendant l’analyse, pas à l’avance sur une diapositive.
Ce que nous livrons
Tout n’est pas nécessaire dans chaque projet. Voici ce dans quoi nous puisons.
État des lieux et inventaire
Ce qui existe aujourd’hui et où, quel âge cela a, qui y accède et ce qui sert encore. Un aperçu de vos sites, équipes et lecteurs existants, chiffres à l’appui.
Architecture de l’information
Le plan directeur: quels sites, quel hub, quelles bibliothèques, quelles métadonnées et quelles conventions de nommage. Y compris les accords sur ce qui va où, pour que la structure ne soit pas déjà vidée de sa substance après trois mois.
Conception des droits
Qui voit quoi, et pourquoi. Construit avec des groupes au niveau du site plutôt qu’avec des exceptions par dossier, car c’est précisément cela qui rend un environnement ingérable après un an.
Plan de gouvernance
Le document qui fixe les décisions:
- Rôles et responsabilités dans un tableau RACI
- Nommage des sites, documents et actualités
- Étiquettes de confidentialité et partage externe
- Durées de conservation et gestion des versions
- Qui peut créer un site ou une équipe
- Comment le contenu reste à jour
Migration et nettoyage
Depuis des lecteurs réseau, d’anciens sites ou un système de gestion documentaire existant vers SharePoint Online. Avec une analyse préalable, pour savoir ce qui part et ce qui peut disparaître.
Formation et adoption
Une formation par rôle, avec un scénario continu où chaque participant construit son propre environnement. Plus une approche d’adoption selon ADKAR: communication, formation et soutien visible de la direction.
Manuel d’administration
Un manuel à votre charte graphique, avec captures d’écran et tableau de référence rapide, écrit pour les personnes qui gèrent l’environnement ensuite. Pour que vous n’ayez plus besoin de nous pour créer une page.
Conservation et archivage
Traduire les durées de conservation en étiquettes dans Microsoft Purview. Pour les administrations, nous partons des tableaux de tri, avec une revue de destruction plutôt qu’une suppression automatique, car détruire requiert une autorisation.
Résultat : un endroit où tout se tient
Pas un dossier unique où tout est déversé, mais un environnement où chaque information a une place logique, un propriétaire et une date de péremption.
- Toujours la version en vigueur, avec un historique visible
- Une recherche qui fonctionne, même pour qui ignore où se trouve un document
- Des droits explicables et qui restent gérables
- Documents, e-mails et données du CRM et de l’ERP réunis au même endroit
- Un environnement prêt pour les recherches avec Copilot, sans exposer par accident la moitié des dossiers du personnel
Du stockage vers la structure, et de la structure vers quelque chose que les gens utilisent réellement.